Hot desking to model pracy, w którym pracownicy nie mają przypisanych biurek i każdego dnia zajmują wolne stanowisko. W biurze hybrydowym ten sam blat obsługuje więc osoby o różnym wzroście. Biurka z regulacją wysokości, najlepiej elektryczną, pozwalają każdej z nich szybko ustawić wygodną pozycję bez narzędzi i bez pomocy.
Na czym polega hot desking po polsku?
Po polsku hot desking najczęściej nazywa się po prostu współdzieleniem biurek. Pracownik przychodzi do biura, wybiera wolne stanowisko, pracuje przy nim przez dzień, a wieczorem zostawia pusty blat dla kolejnej osoby.
Model ten naturalnie pasuje do pracy hybrydowej. Skoro część zespołu pracuje danego dnia z domu, stałe przypisanie każdego biurka do jednej osoby oznacza, że wiele z nich stoi pustych. Współdzielenie pozwala zaplanować biuro pod faktyczną liczbę osób na miejscu.
Zmiana organizacji ma jednak skutek, o którym łatwo zapomnieć przy planowaniu: biurko przestaje być dopasowane do konkretnego człowieka. Ergonomia stanowiska musi wynikać z konstrukcji mebla, a nie z tego, że ktoś raz go sobie ustawił.
Dlaczego stała wysokość biurka nie sprawdza się przy rotacji?
Biurko o stałej wysokości jest kompromisem dla przeciętnej sylwetki. Stałe stelaże, na przykład MOBI-Q czy GRUPA I (ST 201), mają w katalogu MILADESIGN wysokość 715-730 mm. Przy przypisanym biurku osoba niższa lub wyższa może dopasować krzesło, dokupić podnóżek albo podstawkę.
Przy rotacji takie dopasowanie znika każdego dnia. Kolejna osoba siada do blatu ustawionego pod kogoś innego, a krzesło też ma cudze ustawienia. W praktyce mało kto poprawia wszystko od nowa, więc pracuje się w pozycji przypadkowej.
Regulacja ręczna pomaga tylko częściowo. Ma sens tam, gdzie wysokość zmienia się rzadko, ale przy codziennej zmianie użytkownika zwykle zostaje nieużywana. Stelaż elektryczny skraca dopasowanie do naciśnięcia przycisku, więc ludzie faktycznie z niego korzystają.
Jakie stelaże pasują do stanowisk współdzielonych?
Wybór zależy od układu biura: pojedyncze biurka, rzędy biurek ustawionych naprzeciw siebie albo krótkie stanowiska przy ścianie. Katalog MILADESIGN obejmuje każdy z tych wariantów w wersji regulowanej:
| Układ stanowisk | Przykład z katalogu | Zakres wysokości | Blat |
|---|---|---|---|
| pojedyncze biurko | LINEAR, LN 3101 EL | 600-1250 mm | głębokość 700-800 mm |
| pojedyncze biurko z głębszym blatem | STOCKHOLM, STK 3709 EL | 680-1250 mm | głębokość 900 mm |
| dwa stanowiska naprzeciw siebie | LINEAR TWIN, LNT 3814 EL | 665-1165 mm | 2 x 700 mm |
| stanowisko przy ścianie | uchwyt z kolumną elektryczną LNS 4010 EL | kolumna elektryczna | 900 x 700 mm |
| stanowisko z rzadką zmianą użytkownika | EKO, EC 201 R | 660-760 mm, regulacja ręczna | głębokość 700-800 mm |
Przy rzędach biurek ustawionych naprzeciw siebie dobrze sprawdza się kolekcja LINEAR TWIN, czyli stelaż podwójny pod dwa blaty. Sposób sterowania obu blatów warto ustalić z producentem przed zamówieniem, zależnie od tego, jak ma pracować zespół.
Szerokość stanowiska wyznaczają belki łączące. W kolekcji LINEAR obejmują one blaty o szerokości od 800 do 1900 mm, więc ten sam typ stelaża można zastosować na krótkim stanowisku i przy długim biurku z dwoma monitorami.
W biurze z rotacją przydaje się też kilka stanowisk do krótkiej pracy przy ścianie. Uchwyt LNS 4010 EL i podwójny LNS 4020 EL (do blatu 1600 x 700 mm) mają kolumnę elektryczną, której krawędź znajduje się 175 mm od ściany.
Jak ustawić współdzielone biurko na początek dnia?
Przy rotacji stanowisk liczy się powtarzalna, krótka procedura, którą każdy zna. Dobrze, gdy wisi przy biurku w formie kartki albo jest częścią wdrożenia nowych pracowników:
- Ustawić krzesło tak, by stopy stały płasko, a plecy opierały się o oparcie.
- Podnieść albo opuścić blat do wysokości łokci zgiętych mniej więcej pod kątem prostym.
- Ustawić monitor tak, by jego górna krawędź znalazła się mniej więcej na wysokości oczu.
- Podłączyć laptopa do stacji albo portu przy blacie i przysunąć klawiaturę.
- Przy pracy na stojąco powtórzyć ustawienie blatu, sprawdzając łokcie i barki.
Ogólne zasady doboru wysokości opisuje poradnik jak prawidłowo wyregulować wysokość biurka. Przy współdzielonych biurkach przydaje się sterownik z pamięcią pozycji, bo pracownik wraca do swoich ustawień bez szukania właściwej wysokości.
Co jeszcze przewidzieć w biurze z rotacją stanowisk?
Współdzielone biurko musi być gotowe do pracy w kilka chwil. Z tego powodu kable, zasilanie i porty powinny być wbudowane w stanowisko, a nie dokładane przez każdego użytkownika osobno.
- Kanały kablowe pod blatem, na przykład LINEAR LN 0001 z prowadnicami do blatów o długości od 1100 do 1800 mm.
- Porty multimedialne w blacie, które ułatwiają podłączenie laptopa bez schylania się pod biurko.
- Zapas długości przewodów na pełny ruch blatu, żeby kable nie napinały się w górnej pozycji.
- Miejsce na rzeczy osobiste poza biurkiem, bo przy rotacji blat ma zostać pusty.
- Stabilny stelaż, który nie chwieje się w górnym położeniu, bo przy biurkach współdzielonych nikt nie poprawia mocowań na własną rękę.
Biurko do domu, na drugą część tygodnia, dobiera się według innych kryteriów. Opisuje je osobny tekst o tym, jak wybrać biurko z regulowaną wysokością do pracy hybrydowej.
MILADESIGN produkuje regulowane stelaże do biurek dla producentów mebli i firm urządzających biura. Modele do stanowisk współdzielonych można dobrać z katalogów albo w rozmowie z nami przez stronę kontaktu.
Najczęściej zadawane pytania
Czym różni się hot desking od hotelingu?
Hot desking oznacza zajmowanie dowolnego wolnego biurka, zwykle bez wcześniejszej rezerwacji. W hotelingu stanowisko rezerwuje się z wyprzedzeniem, najczęściej w aplikacji. Z punktu widzenia mebli oba modele mają te same wymagania, bo biurko musi szybko dopasować się do kolejnej osoby.
Czy przy hot deskingu wystarczą biurka regulowane ręcznie?
Wystarczą tylko tam, gdzie użytkownik zmienia się rzadko. Przy codziennej rotacji regulacja ręczna zwykle zostaje nieużywana, bo wymaga więcej czasu. Stelaż elektryczny pozwala ustawić blat przyciskiem, więc pracownicy faktycznie go dopasowują.
Jak utrzymać porządek na współdzielonych biurkach?
Najprościej przyjąć zasadę pustego blatu na koniec dnia i zapewnić miejsce na rzeczy osobiste poza biurkiem. Kable i zasilanie powinny być na stałe ukryte w kanałach pod blatem. Wtedy każde stanowisko wygląda tak samo rano.
Ile biurek potrzeba w biurze hybrydowym?
Liczbę biurek ustala się na podstawie liczby osób obecnych w biurze w najbardziej obłożone dni, a nie liczby wszystkich pracowników. Warto przeanalizować grafik zespołu z kilku tygodni. Do tego dochodzi zapas na gości i nowe osoby.
Czy stelaże do biurek współdzielonych można zamówić w innym kolorze?
Tak, stelaże MILADESIGN są lakierowane proszkowo w kolorach aluminium (RAL 9006), satyna (RAL 7032), grafit (RAL 7012), czarny (RAL 9005) i biały (RAL 9016). Producent przewiduje też wykonanie i lakierowanie elementów według wymagań klienta. Szczegóły ustala się przy zamówieniu.
