Urządzanie biura w firmie najlepiej zacząć od ustalenia, kto i jak będzie w nim pracować, a dopiero potem wybierać meble. Kolejne etapy to sprawdzenie lokalu, podział na strefy, instalacje i dobór biurek do planu. Taka kolejność chroni przed najdroższym błędem: meblami, które nie pasują do gniazdek, okien albo liczby osób.
Jak ustalić potrzeby zespołu?
Biuro urządza się pod konkretny sposób pracy, a nie pod katalog mebli. Zanim powstanie pierwszy szkic, warto zebrać odpowiedzi na kilka prostych pytań i zapisać je w jednym dokumencie.
- Ile osób pracuje w biurze na co dzień, a ile przychodzi tylko w wybrane dni?
- Które działy muszą siedzieć blisko siebie, a które potrzebują ciszy?
- Jak często odbywają się spotkania i w jakich grupach?
- Czy pracownicy korzystają z jednego monitora, czy z kilku?
- Jak zmieni się liczba osób w ciągu najbliższych lat?
Odpowiedzi pokazują, ile stanowisk jest potrzebnych, jakich i gdzie. Przy pracy hybrydowej często wystarcza mniej biurek niż osób w zespole, za to więcej miejsc do rozmów i krótkich spotkań.
Dobrym narzędziem jest prosta tabela z działami, liczbą osób i rodzajem pracy. Na jej podstawie łatwo policzyć stanowiska stałe, miejsca zajmowane na zmianę i liczbę miejsc w salach spotkań.
Warto zapytać samych pracowników. Osoby, które spędzą w biurze kilka lat, najlepiej wiedzą, co przeszkadzało im w poprzednim miejscu: hałas, brak gniazdek, zbyt małe blaty albo słońce na monitorach.
Co sprawdzić w lokalu, zanim zamówi się meble?
Drugi krok to dokładne poznanie pomieszczeń. Rzut lokalu z wymiarami jest podstawą, ale sam rysunek nie mówi wszystkiego, dlatego warto obejrzeć biuro na miejscu, najlepiej o różnych porach dnia.
- położenie okien i kierunek, z którego wpada światło,
- rozmieszczenie gniazdek, punktów sieciowych i kanałów instalacyjnych,
- słupy, grzejniki i wnęki, które ograniczają ustawienie biurek,
- szerokość drzwi, korytarzy i windy, którymi będą wnoszone meble,
- akustyka, czyli to, czy rozmowy niosą się po całym pomieszczeniu.
Na tym etapie dobrze też ustalić z zarządcą budynku, co wolno zmieniać. Przeróbka instalacji elektrycznej albo podłogi może zająć więcej czasu niż dostawa mebli.
W jakiej kolejności urządzać biuro?
Kolejność prac ma znaczenie, bo wcześniejsze decyzje zamykają drogę późniejszym. Gniazdka zaplanowane przed wyborem układu biurek rzadko trafiają tam, gdzie są potrzebne.
| Etap | Co ustalić | Dlaczego właśnie wtedy |
|---|---|---|
| 1. Potrzeby zespołu | liczba stanowisk, działy, spotkania, rozwój firmy | od tego zależy cała reszta planu |
| 2. Inwentaryzacja lokalu | wymiary, okna, instalacje, drogi wnoszenia | pokazuje ograniczenia, których nie da się ominąć |
| 3. Strefy i układ | miejsca pracy, ciche pokoje, sala spotkań, kuchnia | wyznacza miejsca na biurka i ciągi komunikacyjne |
| 4. Instalacje | gniazdka, sieć, oświetlenie nad stanowiskami | muszą pasować do układu biurek |
| 5. Meble | wymiary blatów, rodzaj stelaży, regulacja wysokości | plan i instalacje są już znane |
| 6. Dostawa i montaż | termin, kolejność wnoszenia, montaż na miejscu | po zakończeniu prac budowlanych |
Sam podział na strefy i ustawienie biurek względem okien i przejść opisuje wpis o tym, gdzie ustawić biurka, żeby dobrze zorganizować przestrzeń biurową. Wymagania dotyczące samego miejsca pracy zbiera tekst o wymaganiach BHP w kwestii blatu roboczego.
Jak dobrać biurka do planu biura?
Gdy plan jest gotowy, wybór biurek staje się prostszy, bo znane są wymiary i liczba stanowisk. Wtedy najwięcej zależy od stelaża: to on decyduje o wysokości, możliwości regulacji i łączeniu biurek w większe zespoły.
W katalogu MILADESIGN są trzy podstawowe grupy, które warto rozważyć:
- stelaże o stałej wysokości, na przykład MOBI-Q o wysokości 715-730 mm,
- stelaże podwójne do dwóch stanowisk naprzeciw siebie, jak MOBI-Q MQ 5512 do blatu 1200 mm,
- stelaże regulowane elektrycznie, jak LINEAR LN 3101 EL o zakresie 600-1250 mm.
Stelaże podwójne dobrze sprawdzają się w większych pomieszczeniach, gdzie biurka tworzą rzędy, co opisuje wpis o wykorzystaniu stelaży podwójnych w dużych biurach. Regulacja wysokości przydaje się tam, gdzie przy jednym biurku pracuje kilka osób.
Jeśli firma planuje przesunięcia zespołów, warto wybrać stelaże łączone belkami regulowanymi. W kolekcjach MOBI-Q i MOBILAR belka MBR 08-12 ma długość 700-1100 mm i pasuje do blatów 800-1200 mm, więc ten sam stelaż obsłuży blaty różnej długości.
Przegląd kolekcji, wysokości i głębokości blatów zawiera oferta, w której zebrano stelaże do biurek od producenta. Najpierw warto ustalić głębokość blatu, bo to do niej dobiera się stelaż.
Kable, zasilanie i porządek pod blatem
Nawet dobrze zaplanowane biuro traci porządek, gdy przewody od komputerów zwisają spod blatów. Prowadzenie kabli warto zaplanować razem z biurkami, a nie po ich ustawieniu.
W kolekcjach MOBI-Q i MOBILAR są kanały kablowe zawieszane na belce łączącej, na przykład MK 55 i MK 95, oraz kanały centralne podwieszane do stelaży podwójnych. Dzięki nim zasilanie i sieć biegną wzdłuż rzędu biurek, a nie po podłodze.
Przy stanowiskach, na których często podłącza się laptopy, przydają się porty multimedialne montowane w blacie. Sposoby na estetyczne ukrycie przewodów opisuje wpis o tym, jak schować kable przy biurku.
MILADESIGN produkuje stelaże biurowe, kanały kablowe i akcesoria dla producentów mebli i dystrybutorów, a w doborze pomaga doradztwo techniczne. Wymiary modeli są w katalogach, a zapytania przyjmuje strona kontakt. Klienci indywidualni kupują w sklepie milasystem.com.pl.
Najczęściej zadawane pytania
Od czego zacząć urządzanie małego biura?
Małe biuro również zaczyna się od listy osób i sposobu ich pracy, a dopiero potem od mebli. W niewielkim pomieszczeniu szczególnie ważne jest zmierzenie miejsca na odsunięte krzesła i przejścia. Często lepiej sprawdzają się mniejsze blaty i jedno wspólne miejsce do spotkań.
Czy do urządzenia biura potrzebny jest projektant wnętrz?
Nie zawsze, bo niewielkie biuro można zaplanować samodzielnie na podstawie rzutu i listy potrzeb. Projektant przydaje się przy większych powierzchniach, przebudowie instalacji i dużych zespołach. Pomaga też uniknąć kosztownych poprawek po wstawieniu mebli.
Jakie meble kupić do biura w pierwszej kolejności?
Najpierw biurka i krzesła, bo bez nich nie da się zacząć pracy. Szafy, kontenery i meble do strefy spotkań można dokupić później, gdy wiadomo, czego naprawdę brakuje. Warto jednak od razu zarezerwować na nie miejsce w planie.
Jak urządzić biuro, gdy zespół będzie się powiększał?
Najlepiej wybrać system biurek, który można rozbudować bez wymiany całych mebli. Sprawdzają się stelaże łączone belkami, w tym regulowanymi, oraz stelaże podwójne dokładane do rzędu. W planie warto od początku zostawić miejsce na kolejne stanowiska.
Czy urządzając biuro, trzeba spełnić wymagania BHP?
Tak, stanowiska pracy muszą spełniać wymagania przepisów BHP, w tym dotyczących pracy przy monitorze ekranowym. Dotyczą one między innymi miejsca na nogi, ustawienia monitora i oświetlenia. Szczegóły warto skonsultować ze specjalistą BHP przed zamówieniem mebli.
